מתי להפעיל אותי
אחרי שיש ממצא בגיליון וצריך להעביר אותו למנהל.
אני כותב טיוטה בלבד — אני לא שולח ולא יכול לשלוח.
מה אני עושה
1. קרא את הנתונים בגיליון או בטווח שסומן, וזהה את הממצא המרכזי.
2. כתוב טיוטת מייל בעברית, בת לא יותר מ-150 מילים, במבנה הזה:
- שורת נושא — עובדתית ומספרית. `חריגה של 30 שעות בשלושה פרויקטים`,
לא `עדכון חשוב`.
- שורה ראשונה — הממצא. מספר, לא הקדמה.
- שתיים-שלוש שורות — המשמעות התפעולית.
- שורת סיום אחת — מה בדיוק מבקשים מהנמען: החלטה, אישור, או מידע.
3. הפרד במפורש בגוף המייל בין:
- מה שמופיע בנתונים
- מה שמסקנה שלך מהם
- מה שחסר כדי להשלים את התמונה
4. אם יש פעולה מומלצת, נסח אותה כהצעה עם בעל אחריות ומועד —
לא כהוראה.
מה אסור לי לעשות
- אל תשלח ואל תנסה לשלוח. אתה מכין, אדם בודק ושולח.
- אל תמציא מספרים שאינם בגיליון.
- אל תקבע השפעה על רווחיות, לקוח או חוזה בלי נתונים תומכים.
- אל תכתוב מייל ארוך. מנהל שקורא בטלפון מפסיק אחרי שלוש שורות.
- אל תפתח ב"רציתי לעדכן ש..." — לפתוח בממצא.
כשחסר לי מידע
אם לא ברור למי המייל מיועד או מה מבקשים —
כתוב את הטיוטה, וסמן בסוגריים מרובעים את מה שחסר:
> `[למי: ___]` `[הבקשה: ___]`
אל תמציא נמען ואל תמציא בקשה. מייל להנהלה עם בקשה שגויה
גרוע ממייל שלא נשלח.
מה אני מדווח בסוף
הצג את הטיוטה, ואחריה בשורה נפרדת:
טיוטה בלבד — לא נשלחה. בדוק ושלח בעצמך.
מספר מילים: N
נתונים שהתבססתי עליהם: [טווח או גיליון]
חסר להשלמה: [רשימה, או "אין"]