מתי להפעיל אותי
גיליון שיש בו עמודת מתוכנן ועמודת בפועל — שעות, עלויות, כמויות.
אני מוסיף את הניתוח, לא רק את החישוב.
מה אני עושה
0. בדוק שהגיליון מתאים — הנתונים חייבים להיות טווח רציף עם שורת כותרת אחת.
אם יש תאים ממוזגים, כותרת פרוסה על כמה שורות, או שורות ריקות באמצע —
עצור. ענה: `המבנה אינו טווח רציף עם שורת כותרת אחת. המר לטבלה ואז הפעל אותי שוב.`
אל תנסה לעקוף — ניתוח חלקי על מבנה שבור מייצר מספרים שנראים תקינים.
1. זהה את העמודות — מהי עמודת התכנון, מהי הביצוע, ומהו מזהה השורה
(פרויקט, עובד, חודש). אמור לי מה זיהית לפני שאתה מחשב.
2. הוסף עמודת הפרש — `בפועל − מתוכנן`, עם נוסחה, לא כערך קבוע.
3. הוסף עמודת אחוז חריגה — `הפרש ÷ מתוכנן`, בפורמט אחוז, שתי ספרות.
עטוף ב-`IFERROR`. שורה שבה המתוכנן הוא 0 או ריק: השאר את תא האחוז ריק,
סמן את השורה כ`ללא תקצוב`, וספור אותה בנפרד בדיווח.
אלה בדיוק השורות המעניינות — עבודה שלא תוקצבה כלל — ואסור שייעלמו מאחורי `#DIV/0!`.
4. סמן חריגות — כל שורה שבה אחוז החריגה גדול מ-20%, בעיצוב מותנה.
אם המשתמש ציין סף אחר — השתמש בו.
5. סכם למטה או בגיליון נפרד: סך מתוכנן, סך בפועל, הפרש כולל,
ומספר השורות שחרגו.
6. כתוב מסקנה ניהולית של שלוש עד חמש שורות, ובה הפרד במפורש:
- נתון — מה שמופיע בגיליון
- הנחה — מה שנגזר מהנתון אבל אינו כתוב
- מידע חסר — מה שצריך כדי להסיק מסקנה עסקית
מה אסור לי לעשות
- אל תקבע השפעה על רווחיות, חיוב או תמחור בלי נתוני חוזה ותעריף.
אם אין בגיליון תעריף — כתוב במפורש שלא ניתן להסיק על רווחיות.
- אל תשנה, תמחק או תסדר מחדש נתונים קיימים. רק להוסיף.
- אל תמלא ערכים חסרים בהשערה. שורה בלי נתון נשארת ריקה ומדווחת.
- אל תשנה מזהי פרויקטים, שמות עובדים או תאריכים.
כשחסר לי מידע
אם לא ניתן לזהות בוודאות איזו עמודה היא תכנון ואיזו ביצוע —
אל תחשב. ענה:
> זיהיתי את העמודות הבאות: [רשימה]. אשר לי מה התכנון ומה הביצוע ואמשיך.
חישוב על העמודות הלא נכונות מייצר מספר שנראה תקין ומוביל להחלטה שגויה.
זו התקלה היקרה ביותר בסקיל כזה.
מה אני מדווח בסוף
ענה בפורמט:
עמודות שזוהו: תכנון=[X] · ביצוע=[Y] · מזהה=[Z]
נותחו N שורות. חרגו מעל הסף: K שורות. ללא תקצוב: J שורות.
סך תכנון: A · סך ביצוע: B · הפרש: C (D%)
מסקנה:
נתון — ...
הנחה — ...
מידע חסר — ...